Astoria Family Office
Plan d'automatisation, version teaser
De la lettre de mandat à la facture payée, sans ressaisie
Suite à notre court appel de lundi, voici ce qu'on a compris de vos besoins et ce qu'on bâtirait, dans quel ordre. Ce n'est pas une proposition : c'est le point de départ de notre rencontre de vendredi.
Notre court appel de lundi
Ce qu'on a retenu, dans vos mots
Quatre mots dans votre texto. On les prend dans l'ordre, et on dit ce qu'on en comprend. Vous corrigez vendredi.
1Facture
La facture arrive au bout de chaque mandat. Elle se crée dans QuickBooks, puis QuickBooks l'envoie. Ce qui prend du temps, c'est de la monter : retrouver le client, retaper le service et le montant qui sont déjà dans la lettre de mandat.
À confirmer vendredi Combien de factures par mois, et combien de temps pour chacune.
2Suivi
Savoir où en est chaque dossier sans ouvrir dix fenêtres : lettre envoyée, signée, documents reçus, travail en cours, facture envoyée, payée. Et savoir qui relancer.
À confirmer vendredi Comment vous suivez vos mandats aujourd'hui : fichier, mémoire, QuickBooks.
3Lettre de mandat
Chaque mandat commence par une lettre : le client, le service, les honoraires, la signature. C'est la source de tout le reste. Si elle est bien structurée, la facture et le suivi en découlent sans rien retaper.
À confirmer vendredi Votre gabarit actuel et votre outil de signature.
4Factures à payer
Les factures de vos fournisseurs : les recevoir, les lire, les classer dans QuickBooks, savoir quoi payer et quand. C'est de la saisie pure, et c'est ce qu'une machine fait le mieux.
À confirmer vendredi Combien par semaine, et par où elles arrivent (courriel, papier, portail).
Votre question
Est-ce que ça peut envoyer les factures de QuickBooks au client ?
« Est-ce que le truc automatisé peut envoyer des factures de QuickBooks vers le client ? »
Oui. Et pour être franc : QuickBooks en ligne le fait déjà tout seul. Il envoie la facture par courriel avec un bouton pour payer, et il relance le client en retard si vous activez les rappels. On ne vous vendra pas ça.
Ce qui ne se fait pas tout seul, c'est ce qu'il y a avant et après la facture. C'est là qu'on met la valeur.
Avant
De la lettre de mandat à la facture
Aujourd'hui, la facture se retape à la main à partir d'une lettre qui contient déjà tout. Avec le plan, la lettre signée crée la facture dans QuickBooks. Vous vérifiez, vous approuvez, QuickBooks envoie.
Pendant
Le suivi des mandats
Un seul tableau : chaque dossier, son étape, sa prochaine action. Les relances se préparent toutes seules, vous les approuvez avant qu'elles partent.
Après
Les factures à payer
Une facture reçue est lue, classée dans QuickBooks avec ses taxes et son échéance, puis mise dans une liste à approuver. Rien à retaper.
Si votre QuickBooks est la version bureau plutôt qu'en ligne, la façon de brancher change un peu. On le vérifie vendredi.
On l'a déjà fait
Chez d'autres, dans des métiers proches du vôtre
Un cabinet de fiscalité de Québec
Le mémo fiscal se remplit tout seul dans le gabarit Word du cabinet, à partir de la T2 et de ses annexes. Chaque valeur est montrée avec une capture du document source : le fiscaliste révise en minutes au lieu de monter le mémo à la main.
Une excavation à Saint-Lambert-de-Lauzon
Les factures se créent et partent de QuickBooks sans ressaisie, à partir du travail fait sur le terrain. Même logique que ce qu'on ferait avec vos lettres de mandat.
Une démo à regarder ensemble
On a bâti une plateforme de tenue de livres branchée sur QuickBooks : factures de fournisseurs reçues, lues, classées, rapprochées. On vous la montre vendredi à l'écran, avec de vrais chiffres.
À quoi ça ressemble
Trois écrans, simulés avec des dossiers fictifs
Les noms et les montants sont inventés. La mécanique, elle, est celle qu'on bâtirait.
1. La lettre de mandat signée devient une facture QuickBooks
SignéeLettre de mandat
ClientFamille T.
ServiceDéclarations T1 2026, trois personnes, et planification
Honoraires2 450 $ avant taxes
Signée7 octobre 2026, 9 h 12
BrouillonQuickBooks, facture 1047
ClientFamille T.
| Déclarations T1 2026 (3) | 1 650 $ |
| Planification fiscale | 800 $ |
| Sous-total | 2 450,00 $ |
| TPS 5 % | 122,50 $ |
| TVQ 9,975 % | 244,39 $ |
| Total | 2 816,89 $ |
Vérifier et envoyerVous approuvez, QuickBooks envoie
Rien n'a été retapé : le client, le service et le montant viennent de la lettre.
2. Le suivi des mandats, en un coup d'œil
Lundi 8 hSuivi des mandats, 4 dossiers sur 25
| Client | Mandat | Étape | Prochaine action | Facture |
|---|
| Famille B. | T1 2026, trois personnes | Lettre envoyée, pas signée | Relance préparée, à approuver | À venir |
|---|
| Clinique R. inc. | Planification fiscale | En cours | 6 documents reçus sur 8, demande des 2 autres | Acompte envoyé |
|---|
| Famille L. | Fiducie familiale | Travail terminé | Facture envoyée le 2 octobre, rappel le 16 | 3 200 $ en attente |
|---|
| Gestion M. inc. | T2 2025 | Payé | Classer le dossier | Payée le 30 septembre |
|---|
Chaque dossier, son étape, sa prochaine action. Les relances sont préparées, vous les approuvez.
3. Une facture de fournisseur, reçue, lue, classée
1Reçue
- Courriel de Bell, 8 octobre, 7 h 40
- Pièce jointe : facture 8842.pdf
- Rien à faire de votre côté
2Lue
- Fournisseur : Bell
- Sous-total 82,00 $, TPS 4,10 $, TVQ 8,18 $
- Total 94,28 $, échéance le 24 octobre
3Classée, prête à payer
- Dans QuickBooks : facture fournisseur, télécommunications
- Échéance dans votre liste à payer
- Vous approuvez, puis vous payez comme d'habitude
Une facture de fournisseur, du courriel jusqu'à la liste à payer, sans saisie.
Le temps
Ce que ça sauve, avec des hypothèses affichées
Ces chiffres sont des hypothèses pour donner un ordre de grandeur. Vendredi, on les remplace par vos vrais volumes.
25mandats par mois
20 minpar lettre de mandat et sa facture, montées à la main
5 minpar dossier et par semaine pour voir où c'est rendu et relancer
10factures à payer par semaine, 8 minutes chacune
| Tâche | Aujourd'hui, par mois | Avec le plan | Temps sauvé |
|---|
| Lettre de mandat et facture | 25 × 20 min = 8,3 h | 25 × 3 min pour vérifier et approuver = 1,3 h | 7 h |
|---|
| Suivi des mandats | 25 × 5 min × 4,3 semaines = 9 h | Une revue de 1 h par semaine = 4,3 h | 5 h |
|---|
| Factures à payer | 10 × 8 min × 4,3 semaines = 5,8 h | 10 × 1 min × 4,3 semaines = 0,7 h | 5 h |
|---|
Environ 17 h par moisà peu près deux journées de travail, avec ces hypothèses
Dans quel ordre
Trois phases, une à la fois
On livre la première avant de commencer la deuxième. Chaque phase se termine par un test sur vos vrais dossiers.
1
Semaines 1 à 3
De la lettre de mandat à la facture
Phase 1
On part de votre lettre actuelle. On la structure, on la fait signer en ligne, et la signature crée la facture.
- Gabarit de lettre de mandat avec vos services et vos honoraires
- Signature électronique, avec votre outil si vous en avez un
- À la signature : client retrouvé ou créé dans QuickBooks, facture en brouillon
- Vous vérifiez, vous approuvez, QuickBooks envoie et relance
C'est fini quand cinq vrais mandats sont passés de la lettre à la facture sans rien retaper.
2
Semaines 3 à 6
Le suivi des mandats
Phase 2
Un tableau qui se tient à jour tout seul, et des relances que vous approuvez d'un clic.
- Chaque dossier avec son étape et sa prochaine action
- Relance de la lettre non signée et des documents manquants, préparée pour vous
- Résumé du lundi matin : ce qui bloque, ce qui rentre, qui relancer
- Lien avec QuickBooks pour voir ce qui est payé
C'est fini quand vous ouvrez le tableau le lundi et vous savez quoi faire, sans chercher.
3
Semaines 6 à 9
Les factures à payer
Phase 3
Vos fournisseurs envoient leurs factures à une adresse, et le reste se fait sans vous.
- Une adresse courriel ou un dossier où déposer les factures
- Lecture : fournisseur, montant, taxes, échéance, catégorie
- Classement dans QuickBooks comme facture fournisseur
- Liste à approuver, puis rapprochement avec le paiement
C'est fini quand aucune facture reçue n'est retapée, et vous savez toujours quoi payer et quand.
Vendredi
Les cinq questions qu'on vous posera
Pas de formulaire. Cinq questions, et les réponses dessinent la première phase.
1
Combien de familles ou de clients vous servez
Pour dimensionner le tableau de suivi et savoir s'il y a des entités liées à regrouper.
2
Votre volume de mandats et de factures par mois
C'est ce qui remplace nos hypothèses et qui dit par quelle phase commencer.
3
QuickBooks en ligne ou version bureau
La version en ligne se branche directement. La version bureau demande une autre approche.
4
Votre outil de signature et votre gestion documentaire
Ce que vous avez déjà (signature, Drive, OneDrive, portail client), on s'en sert.
5
Ce qui vous gruge le plus de temps
La chose que vous aimeriez ne plus jamais faire. C'est par là qu'on commence.
Qui fait quoi
L'équipe derrière tout ça
Une équipe complète sous un même toit. Quand on bâtit votre système, vous savez qui fait quoi.
FondateurSimon Larouche.
Fondateur + Stratégie
Julien
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Éric
Google + Facebook Ads
On en parle à 14 h 30
Vendredi, on regarde ça ensemble. Si vous avez une lettre de mandat récente et une facture QuickBooks sous la main, on vous montre le chemin de l'une à l'autre avec vos vraies affaires.
Le prix se présente en rencontre, un prix par projet. L'usage des outils d'IA se facture au coût réel plus 30 %.
581 203-3408
